หลักสูตรอบรม : การบริหารกำลังคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด

(Manpower Planning)

ระยะเวลาหลักสูตร : 2 วัน / 12 ชั่วโมง

วัตถุประสงค์ (OBJECTIVES) :

ตระหนักถึงบทบาทของตนในฐานะผู้บริหารที่ต้องมีหน้าที่ในการวางแผนอัตรากำลังคนในส่วนงานของตนให้เหมาะสมกับงานในปัจจุบันและอนาคตอย่างถูกต้องตามหลักการ
เรียนรู้หลักการวิเคราะห์ปริมาณงานและแนวทางการจัดแบ่งงานของหน่วยงานให้กับระดับตำแหน่งงานต่างๆในหน่วยงานอย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับระดับตำแหน่งงาน
เรียนรู้หลักการ เทคนิควิธีการวิเคราะห์เวลาที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานพร้อมทั้งการคำนวณค่า FTE (Full Time Equivalence) ของหน่วยงานและตำแหน่งงานต่างๆในหน่วยงาน
ฝึกปฏิบัติการวิเคราะห์ปริมาณงานและทำการวิเคราะห์ปริมาณงานในส่วนงานของตนเพื่อนำผลที่ได้จากการวิเคราะห์ไปใช้จริง

หัวข้อการอบรม (AREAS OF STUDY) :

ความสำคัญ และแนวคิดเกี่ยวกับการคำนวณความต้องการกำลังคนในหน่วยงาน
กระบวนการคำนวณความต้องการกำลังคน (Workload Analysis Process)
จัดทำแผนที่งาน (Job Map) ของหน่วยงาน
- รวบรวมภาระงานทุกด้าน ทั้งงานหลัก งานรองและงานย่อยต่างๆ ของหน่วยงานพร้อมทั้งสอบทานการกระจายงานให้ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งต่างๆของหน่วยงานว่าถูกต้องเหมาะสม และเห็นพ้องร่วมกันหรือไม่
จัดทำตารางการคำนวณ Workload ของงานทั้งหมดของหน่วยงานจากข้อมูลในแผนที่งาน (Job Map)
คำนวณ Workload ของงาน เพื่อหาค่า FTE (Full Time Equivalence) เบื้องต้นของแต่ละงานและแต่ละบุคคล
- จะทำให้ทราบว่าจำนวนงานแต่ละด้านจะใช้เวลาปฏิบัติเท่าใด และบุคลากรแต่ละคนใช้เวลาในการปฏิบัติจริงเท่าใดซึ่งจะทำให้ได้คำตอบว่า
  - จำนวนบุคลากรมีมากเกินไปหรือน้อยเกินไปเมื่อเทียบกับงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน
  - บุคลากรคนใดทำงานมากกว่าที่ควรจะเป็นเท่าใด (เป็นเปอร์เซ็นต์) และบุคลากรคนใดทำงานได้น้อยกว่าที่ควรจะเป็น
วิเคราะห์งานที่ทำการคำนวณ Workload เพื่อหาทางปรับปรุงงานที่จะนำไปสู่การประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพของงาน
ซึ่งผลสรุปจากการวิเคราะห์จะทำให้ทราบว่า
- งานใดที่ควรปรับปรุงวิธีการหรือขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อลดเวลาการปฏิบัติงาน และจะลดเวลาได้เท่าใด
- งานใดที่ไม่จำเป็นต้องปฏิบัติเพราะไม่ได้เกิด Value ซึ่งจะทำให้ลดเวลาได้เท่าใด
- งานใดที่ควรใช้ Outsource ซึ่งถ้าใช้จะลดเวลาได้เท่าใด

หาข้อสรุปการปรับปรุงงานที่เหมาะสม
ตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลจากการวิเคราะห์ ซึ่งเป็นการตอบคำถามดังนี้
- หน่วยงานตัดสินใจจะเพิ่มลด ปรับเปลี่ยน วิธีการหรือขั้นตอนการทำงานใดเรื่องใดและวิธีใดบ้างจากผลการวิเคราะห์
- หน่วยงานจะเพิ่มลดหรือปรับเปลี่ยนงานอะไรของบุคลากรในหน่วยงานคนใดบ้างเพื่อให้ปริมาณหรือประเภทของงานเหมาะสมกับบุคลากรแต่ละตำแหน่งหรือแต่ละคน
สรุปกรอบอัตรากำลังของหน่วยงานที่สอดคล้องกับปริมาณงานและเนื้องานที่ปรับปรุงแล้ว
ซึ่งเป็นการตอบคำถามว่า
- ถ้าทำการปรับปรุงงานตามข้อสรุปแล้วหน่วยงานจะมีบุคลากรในแต่ละตำแหน่งจำนวนเท่าใด
- บุคลากรแต่ละคนของหน่วยงานจะต้องปฏิบัติงานใดบ้างและเป็นจำนวนเท่าใด

ผลลัพธ์จากการอบรม :

ทำให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ว่าในหน่วยงานของตนมีจำนวนอัตรากำลังคนที่เหมาะสมหรือไม่และมีตำแหน่งใดที่มีปริมาณมากไปหรือน้อยไป เกิดการปรับปรุงการกระจายงานแก่พนักงานในหน่วยงานอย่างเหมาะสมกับระดับตำแหน่งและจำนวนเวลาในการปฏิบัติงานของแต่ละคนซึ่งปกติแล้วมักจะพบว่าการกระจายงานของหน่วยงานให้กับระดับตำแหน่งต่างๆ ในหน่วยงานอาจยังไม่มีความเหมาะสมบ้าง เช่น ระดับตำแหน่งสูงอาจได้รับงานที่ Job Value น้อยเกินไป ในทางตรงข้ามบางตำแหน่งอาจได้รับงานที่ Job Value สูงเกินไปนอกจากนั้นมักจะพบว่าบุคลากรบางคนได้รับงานมากเกินไปเมื่อเทียบกับเวลาในการปฏิบัติงานแต่ละวันในขณะที่บางคนได้รับงานน้อยเกินไปจนเหลือเวลาว่างแอบแฝง
จะทำให้มีการปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของหน่วยงานให้ดีขึ้นจากการปรับปรุงขั้นตอนหรือวิธีการปฏิบัติงานหรือการปรับเปลี่ยนเครื่องมืออุปกรณ์ในการทำงานหรือการเพิ่มภารกิจสำคัญของหน่วยงานที่ยังไม่ได้นำมาปฏิบัติ หรือยกเลิกภารกิจงานบางอย่างที่ไม่จำเป็นซึ่งโดยปกติแล้วมักจะพบจากการคำนวณและการวิเคราะห์งานของหน่วยงานว่ามีการใช้เวลาในการทำงานบางอย่างมากเกินไปหรือใช้วิธีการปฏิบัติที่ไม่ถูกต้องหรือมีการปฏิบัติงานที่ไม่มี Value กับหน่วยงานและองค์กรหรือมีงานสำคัญบางอย่างของหน่วยงานที่ยังไม่มีการนำมาปฏิบัติหรือปฏิบัติน้อยเกินไปหรือแม้กระทั่งพบว่างานบางอย่างที่ควรใช้เทคโนโลยีสารสนเทศแต่ยังปฏิบัติโดยใช้ Manual อยู่ เป็นต้น
จะทำให้หน่วยงานสามารถนำข้อมูลจากแผนที่งาน (Job Map) ซึ่งแสดงถึงการกระจายงานของหน่วยงานลงสู่ระดับตำแหน่งงานและบุคลากรของหน่วยงานที่ได้ข้อสรุปแล้วไปใช้ในการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ที่ถูกต้องตามความเป็นจริงได้ทันที
จะทำให้ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานสามารถวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) ของบุคลากรในหน่วยงานได้อย่างเหมาะสมโดยใช้ข้อมูลการกระจายงานให้ระดับตำแหน่งงานต่างๆของหน่วยงานในแผนที่งาน (Job Map) เป็นเครื่องมือ ซึ่งในแผนที่งานจะแสดงให้เห็นถึงระดับความยากของงานที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คู่ขนานกับระดับตำแหน่งงานที่สูงขึ้นในหน่วยงานดังนั้นผู้บังคับบัญชาจะสามารถเพิ่มระดับความยากของงานที่มอบหมายให้บุคลากรตามระดับตำแหน่งเพื่อพัฒนาความก้าวหน้าในอาชีพของแต่ละคนได้อย่างเหมาะสม
หน่วยงานจะสามารถกำหนดกรอบอัตรากำลังทั้งด้านจำนวนและคุณสมบัติของบุคลากรได้อย่างเหมาะสมกับภารกิจงานของหน่วยงานซึ่งจะไม่ทำให้เกิดปัญหาคนล้นงานหรืองานล้นคนกล่าวโดยสรุปก็คือหน่วยงานจะใช้คนได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ผู้บริหารจะมีเครื่องมือที่มีความเป็นวิทยาศาสตร์ในการตัดสินใจในเรื่องการเพิ่ม-ลดบุคลากรของหน่วยงานที่สามารถสร้างการยอมรับแก่บุคลากร ซึ่งโดยปกติแล้วผู้บริหารระดับสูงมักจะได้รับการร้องขอจากหน่วยงานต่างๆในการเพิ่มจำนวนบุคลากรของหน่วยงานโดยให้เหตุผลว่าคนไม่พอแต่ก็ไม่มีระบบหรือเครื่องมือในการพิสูจน์อย่างเป็นวิทยาศาสตร์แสดงให้เห็นว่าคนไม่พอได้อย่างชัดเจนจนเป็นที่ยอมรับของผู้บริหาร
ทุกครั้งที่องค์กรจะมีการเพิ่ม ลด ปรับเปลี่ยนหรือโอนย้ายภารกิจงานในองค์กร องค์กรจะสามารถกำหนดอัตรากำลังใหม่ให้สอดคล้องได้ทันที

กลุ่มเป้าหมาย (TARGET PARTICIPANTS)

ระดับผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้อง

วิทยากรผู้เชี่ยวชาญ

ดร.สุรชาติ กิ่มมณี (ประวัติวิทยากร)

Request for Our Training Course / Program and Quotation

(แจ้งขอรายละเอียดหลักสูตรหรือโปรแกรมฝึกอบรมและใบเสนอราคาฉบับสมบูรณ์)

หรือติดต่อเจ้าหน้าที่ iPlus